Checklist voor een zorgeloos bedrijfsfeest
Voorbereiding bedrijfsfeest
- Bepaal het doel van het feest
Wil je teambuilding bevorderen, een jubileum vieren, of gewoon samen genieten na een drukke periode? Door vooraf het doel helder te hebben, kun je gerichter keuzes maken voor het programma, de sfeer en de activiteiten. Een teambuildingmoment vraagt bijvoorbeeld om interactieve activiteiten, terwijl een jubileum draait om een feestelijke viering.
- Stuur een ênquete uit naar je personeel
- Betrek je team bij de voorbereidingen door hen een korte enquête te sturen. Vraag naar hun voorkeuren voor thema’s, activiteiten en catering. Dit zorgt niet alleen voor meer enthousiasme, maar helpt je ook om een feest te organiseren dat écht aansluit bij wat zij leuk vinden. Een persoonlijke touch doet wonderen!Tip: Met Google Forms maak je snel en gemakkelijk een ênquete om naar je personeel te sturen!
Kies een thema
Een thema geeft je feest karakter en maakt het extra bijzonder. Denk aan een tropische fiësta met cocktails en salsamuziek, een strandfeest met relaxte vibes, of zelfs een retro 80’s thema.Stel de gastenlijst op
Wie nodig je uit? Alle medewerkers, alleen het managementteam, of ook partners? Denk daarnaast aan eventuele externe relaties, zoals klanten of leveranciers. Een duidelijke lijst helpt je om overzicht te houden en te bepalen hoeveel ruimte en catering je nodig hebt.Reserveer een datum en locatie
Populaire locaties zoals Mango’s Beachbar kunnen snel volgeboekt zijn, vooral in het hoogseizoen. Zorg dat je minimaal drie tot zes maanden van tevoren een datum vastlegt die voor de meeste gasten werkt. Neem alvast contact met ons op voor de mogelijkheden!Maak een budgetplan
Een goed budgetplan voorkomt verrassingen. Noteer niet alleen de grote uitgaven zoals de locatie en catering, maar denk ook aan kleinere kosten zoals decoratie en onvoorziene uitgaven. Mango’s biedt heldere arrangementen zonder verborgen kosten, zodat je exact weet waar je aan toe bent. Bekijk alvast onze brochure!
Locatie bedrijfsfeest en faciliteiten
Controleer de capaciteit
Zorg dat de locatie geschikt is voor het aantal gasten dat je verwacht. Mango’s Beachbar is perfect voor grote groepen vanaf 100 personen tot wel 1000 personen, met voldoende ruimte om iedereen comfortabel te laten genieten.Weeropties
Nederland staat niet bekend om het meest stabiele weer, maar dat hoeft geen probleem te zijn. Bij Mango’s Beachbar kun je zowel binnen als buiten feesten, zodat regen of wind je dag niet in de weg staat.Bereikbaarheid en parkeren
Niets is zo frustrerend als een locatie die moeilijk te vinden is of weinig parkeergelegenheid heeft. Mango’s Beachbar is goed bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer, en er is voldoende parkeergelegenheid in de buurt.Check de voorzieningen
Voor een geslaagd feest heb je meer nodig dan alleen een mooie locatie. Vraag of er AV-apparatuur beschikbaar is voor speeches of muziek, en controleer of er wifi en voldoende stroomvoorziening is.
Catering en menu
Stel een menu samen
Het eten en drinken maken of breken je feest. Kies een menu dat bij de gasten en het thema past. Bij Mango’s kun je kiezen uit tropische barbecues, uitgebreide buffetten of een op maat gemaakt menu.Vraag naar dieetwensen
Je wilt dat alle gasten kunnen genieten. Vraag vooraf naar dieetwensen of allergieën en zorg dat er voldoende vegetarische en veganistische opties zijn.Bepaal de drankopties
Een goede drankkeuze zorgt voor een relaxte sfeer. Denk aan een open bar, een selectie cocktails of een pakketprijs. Bij Mango’s Beachbar kun je rekenen op tropische cocktails en andere exotische drankjes die je feest compleet maken.
Entertainment en activiteiten
Plan een activiteit
Activiteiten zorgen ervoor dat je gasten zich vermaken en dat ze actief betrokken zijn. Kies iets wat bij het thema past, zoals een workshop salsa, beachvolleybal of een quiz. Bij Mango’s kun je ook gebruik maken van de unieke strandomgeving voor leuke teambuildingactiviteiten. Bekijk hier alle teambuilding activitietiten om jouw personeel dichter bij elkaar te brengen!Kies passend entertainment
Een goede DJ, live band of zelfs een karaoke-setup kan de avond naar een hoger niveau tillen. Zorg dat het entertainment aansluit bij het doel en de sfeer van je feest.Plan een verrassing
Voeg een onverwacht element toe, zoals een vuurshow, een fotobooth of een loterij met prijzen. Dit maakt het feest extra speciaal en zorgt voor blijvende herinneringen.
Decoratie en sfeer
Kies decoraties die bij het thema passen
Versterk de gekozen sfeer met decoraties. Bij Mango’s Beachbar kun je bijvoorbeeld kiezen voor kleurrijke bloemen, fakkels en Caribische elementen.Verlicht de ruimte
Goede verlichting is essentieel. Combineer sfeerverlichting met accentverlichting op belangrijke plekken zoals de dansvloer of het buffet.
Communicatie
Stuur uitnodigingen
Verstuur duidelijke en aantrekkelijke uitnodigingen minimaal zes weken van tevoren. Vermeld hierin de datum, tijd, locatie, thema, dresscode en RSVP-details.Stuur een herinnering
Zorg dat je een week voor het feest nog een herinnering stuurt, zodat niemand het vergeet.Zorg voor duidelijke bewegwijzering op de locatie
Niemand wil verdwalen. Gebruik duidelijke bordjes of ontvang je gasten persoonlijk bij de ingang.
Op de dag zelf
Controleer de voorbereidingen
Loop alles na: van de decoratie en catering tot het entertainment.Test de technische voorzieningen
Check of de microfoon, muziek en andere apparatuur werken zoals gepland.Zorg voor een warm ontvangst
Verwelkom de gasten met een glimlach en een drankje. Bij Mango’s zorgen we ervoor dat iedereen zich direct thuis voelt.Hou een flexibele planning aan
Dingen lopen soms anders dan gepland. Zorg dat je ruimte hebt om aanpassingen te doen als dat nodig is.
Na het feest
Stuur een bedankje
Bedank de gasten met een e-mail of kaartje en deel eventueel foto’s van de avond.Vraag feedback
Een korte enquête helpt je om te leren wat goed ging en wat beter kan.Evalueer het evenement
Maak een overzicht van wat werkte en wat je de volgende keer anders wilt aanpakken.
Met deze uitgebreide checklist is jouw bedrijfsfeest gegarandeerd een succes. Wil je liever alles uit handen geven? Bij Mango’s Beachbar zorgen we voor een volledig verzorgd feest, inclusief locatie, catering en entertainment. Vul het contactformulier in en kom langs om de locatie van dichtbij te kijken of vraag een vrijblijvende offerte aan!